Cómo hacer el inventario de una tienda de barrio: paso a paso, faltantes, rotación y formato en Excel

Si no sabes cuánta mercancía tienes, no sabes cuánto ganas. El inventario te dice tres cosas: cuánta plata tienes parada en los estantes, qué se está perdiendo y qué toca pedir antes de que se acabe. Esta guía te explica cómo contar sin enredarte, cómo sacar los faltantes y la rotación con ejemplos en pesos, y trae un formato en Excel gratis.

No es un tema menor. En la encuesta de Fenaltiendas, de Fenalco, divulgada en mayo de 2026, el 47,27 % de los negocios reportó márgenes más bajos que el trimestre anterior y el 85,45 % de las tiendas no cuenta con sistemas POS. Con márgenes más apretados, cada producto que se pierde sin que nadie lo note pesa más.

¿Qué es el inventario de una tienda?

Es la lista de todo lo que tienes para vender, con la cantidad y lo que te costó. Hay dos maneras de llevarlo:

• Inventario periódico: cuentas todo cada cierto tiempo (por ejemplo, cada mes) y entre un conteo y otro no sabes con exactitud cuánto hay. Es lo que hace la mayoría de tiendas con cuaderno.
• Inventario permanente: cada venta descuenta del stock y cada pedido que llega lo suma, así que en cualquier momento sabes cuánto debería haber. El conteo físico sirve para comprobarlo. Es lo que hace un sistema de punto de venta.

Aunque lleves inventario permanente, igual tienes que contar. El sistema dice cuánto debería haber; el conteo dice cuánto hay. La diferencia entre los dos es lo que te interesa.

¿Cómo hacer el inventario de una tienda paso a paso?

1. Escoge el momento. Antes de abrir o después de cerrar, el mismo día de cada mes. Si vendes o recibes un pedido mientras cuentas, el conteo no sirve.
2. Ordena antes de contar. Junta los productos iguales que estén regados (la gaseosa del refrigerador y la de la bodega) y separa lo vencido o dañado: eso no se cuenta como mercancía para vender.
3. Ten la lista lista. Una fila por producto con nombre, unidad, costo y precio. Si ya tienes la lista del mes pasado, úsala: solo agregas lo nuevo.
4. Cuenta por zonas, siempre en el mismo orden. Estante por estante, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Termina una zona antes de pasar a la otra. No olvides la bodega, el refrigerador y lo que está debajo del mostrador.
5. Si puedes, cuenten de a dos. Uno cuenta y dice en voz alta; el otro anota. Es más rápido y hay menos errores.
6. Lo que se vende suelto, en su unidad. El arroz a granel en libras o kilos, la cerveza por unidad y no por canasta, los huevos por unidad o por panal, pero siempre igual que como los vendes.
7. Recuenta las diferencias. Si un producto no coincide con el cuaderno o el sistema, cuéntalo otra vez antes de anotarlo como faltante. Muchas veces estaba en otro estante.
8. Valora a costo. Multiplica la cantidad por lo que te costó cada unidad (no por el precio de venta). Ese total es tu inventario en pesos.

Formato de inventario de tienda en Excel (gratis)

Armamos un formato con las fórmulas puestas. En la hoja de conteo escribes cada producto con su costo, su precio, lo que dice tu cuaderno y lo que contaste. El archivo calcula solo la diferencia por producto, el valor del inventario a costo y a precio, los faltantes en pesos y qué productos ya están en el stock mínimo y toca pedir. En la hoja de resumen sacas la rotación y el porcentaje de faltantes del mes. Funciona en Excel, en Google Sheets y en el celular.

¿Cómo saber si te están faltando productos?

Compara lo que debería haber con lo que contaste. Si llevas cuaderno, lo que debería haber sale de esta cuenta:

Un ejemplo con un solo producto: el 1 de septiembre contaste 48 latas de cerveza. En el mes te llegaron 240 y vendiste 260. Deberían quedar 28. Si cuentas 22, te faltan 6 latas. A un costo de $3.000 cada una, son $18.000 que se fueron sin pasar por la caja.

Las causas más comunes de un faltante:

• Ventas sin anotar o fiados sin registrar. La mercancía salió, pero nadie la anotó.
• Consumo de la casa. La gaseosa del almuerzo o el arroz para la familia también es mercancía que sale. Anótalo aparte, aunque no sea una venta.
• Pedidos que llegaron incompletos. Cuenta lo que te entrega el proveedor antes de firmar la factura.
• Vencidos, rotos o dañados que se botaron sin anotar.
• Robo, de clientes o de alguien de adentro. Si los faltantes se repiten en los mismos productos y en los mismos turnos, ahí está la pista.

¿Cuánto faltante es normal? Lo que dice el Estatuto Tributario

No hay una cifra oficial de "faltante normal" para una tienda. Lo que sí existe es una regla para la declaración de renta: el artículo 64 del Estatuto Tributario (modificado por el artículo 43 de la Ley 1819 de 2016) permite disminuir el inventario final por faltantes de mercancía "de fácil destrucción o pérdida" hasta en un 3 % de la suma del inventario inicial más las compras. Se aceptan disminuciones mayores si se demuestra fuerza mayor o caso fortuito, como una inundación. Ojo: si llevas inventario permanente (como el de un sistema de punto de venta), la ley lo trata como una deducción y exige demostrar el hecho que causó la pérdida o destrucción; no basta con que el faltante sea menor al 3 %.

El mismo artículo trata aparte la mercancía dada de baja por obsolescencia y destruida, reciclada o chatarrizada. Para aceptarla pide, como mínimo, un documento con la cantidad, la descripción del producto, el costo fiscal unitario y total y la justificación de la obsolescencia o destrucción, firmado por el representante legal (o quien haga sus veces) y por las personas responsables de la destrucción, además de las demás pruebas pertinentes. Cuál de las dos reglas aplica a lo que botas (por ejemplo, un producto vencido) lo define tu contador; en cualquier caso, anota siempre lo que sacas de la venta, con fecha, cantidad y costo.

Para tu control, saca el porcentaje cada mes: faltantes a costo ÷ (inventario inicial + compras). Lo importante es la tendencia. Si un mes da 0,8 % y al siguiente 2,5 %, algo cambió y toca revisarlo.

¿Qué es la rotación de inventario y cómo se calcula?

La rotación te dice cuántas veces vendiste y volviste a llenar la tienda en un período. Una rotación alta quiere decir que la plata no se queda parada en los estantes. Necesitas el conteo de este mes, el del mes pasado y lo que compraste.

En el ejemplo, la mercancía alcanza para unos 15 días. Si un producto tiene mucho más que eso, por ejemplo un shampoo que se vende una vez al mes, estás comprando de más y esa plata podría estar en lo que sí se vende. Si tiene mucho menos, se te va a acabar antes del próximo pedido. El costo de lo que salió incluye lo vendido y lo perdido; por eso los faltantes también se calculan aparte.

Cada cuánto hacer el inventario

Cómo llevar el inventario con Tiendy

Con Tiendy el inventario es permanente sin que tengas que hacer cuentas:

• Cada venta descuenta el stock sola, sea en efectivo, Nequi, transferencia, tarjeta o fiado. Funciona en el navegador del celular o del computador, sin instalar nada, y sigue vendiendo sin internet.
• Le pones un stock mínimo a cada producto y el inicio te muestra cuántos están en stock bajo, con la lista para revisarlos.
• Si tu conteo no coincide, el dueño o un administrador ajusta el stock y el ajuste queda en el historial del producto, con quién lo hizo, cuándo y el motivo (conteo, merma, error).
• Si ya tienes tu lista en Excel, la subes con la plantilla de importación de productos y no la escribes otra vez.
• En el plan Pro ($35.000 al mes, IVA incluido) tienes el reporte de inventario con el valor a costo y a precio, y las órdenes de compra para pedirle al proveedor.

El plan Gratis incluye 1 usuario, hasta 200 productos y 100 ventas al día. Si además quieres que la plata del cajón te cuadre al cerrar, mira nuestra guía de cuadre de caja diario.