Productos vencidos en la tienda: cómo controlarlos con FIFO y FEFO y qué dice la ley

Un yogur vencido en el estante es plata que ya pagaste y no vas a recuperar. Y si un cliente se lo lleva, el problema es más grande: la norma sanitaria prohíbe exhibirlo y venderlo. Esta guía explica qué significa cada fecha del empaque, cómo ordenar el estante para que lo viejo salga primero (FIFO y FEFO), qué hacer con lo que está por vencer y qué te puede pasar si vendes algo vencido.

¿Qué diferencia hay entre "vence" y "consumir preferentemente antes de"?

Las dos fechas las define la Resolución 5109 de 2005 del Ministerio de la Protección Social, que regula el rótulo de los alimentos envasados (artículo 3):

• Fecha de vencimiento (en el empaque también puede decir "vence", "expira" o "consúmase antes de", numeral 5.6.3): el fin del período en que el producto conserva la calidad esperada. Después de esa fecha, el alimento no se considera comercializable.
• Fecha de duración mínima ("consumir preferentemente antes de"): hasta esa fecha el producto es totalmente comercializable. Después puede seguir siendo aceptable para comerlo, pero la norma tampoco lo considera comercializable.

En la práctica, para la tienda las dos funcionan igual: pasada la fecha, no se vende. La misma resolución pide que la fecha vaya marcada de forma visible, legible e indeleble (numeral 5.6.1) y no permite ponerla con un adhesivo o sticker (numeral 5.6.2). Si te llega mercancía con la fecha pegada en una etiqueta, pregúntale al proveedor.

Algunos productos no tienen que traer fecha (numeral 5.6.3, literal g): frutas y verduras frescas, pan y pastelería que se consume en las 24 horas siguientes, vinagre, sal, azúcar, panela, confites de azúcar y chicles. El pan y la fruta los revisas a ojo cada día.

¿Qué es FIFO y FEFO en una tienda?

Son dos maneras de decidir qué sale primero del estante:

• FIFO o PEPS (primero en entrar, primero en salir): lo que llegó antes se vende antes. La Resolución 2674 de 2013, artículo 28, numeral 1, lo pide así: "Debe llevarse un control de primeras entradas y primeras salidas con el fin de garantizar la rotación de los productos."
• FEFO (primero en vencer, primero en salir): lo que vence antes se vende antes, aunque haya llegado después.

Casi siempre dan lo mismo, pero no siempre. Un ejemplo: el lunes te llegaron 12 bolsas de leche que vencen el 25. El jueves, otro distribuidor te trae 12 que vencen el 22. Con FIFO venderías primero las del lunes y las del jueves se te vencerían en la nevera. Con FEFO pones adelante las que vencen el 22. Para lácteos, carnes frías, pan empacado y huevos, usa FEFO: mira la fecha, no el día en que llegó.

¿Cómo controlar los vencimientos paso a paso?

1. Revisa la fecha al recibir. Antes de firmar, mira la fecha de lo perecedero. Si viene muy corta para lo que vendes, pídele al proveedor que la cambie en ese momento. Cuánto margen le pides depende de tu rotación: si vendes 4 yogures a la semana, no recibas una canasta que vence en 5 días.
2. Lo nuevo atrás, lo viejo adelante. Al surtir, lo que acaba de llegar va al fondo. En la nevera, igual.
3. Haz una ronda de fechas. Un día fijo a la semana recorres los estantes y miras las fechas de lo que tiene vida corta. Anota en una hoja lo que vence en los próximos días.
4. Separa lo vencido de inmediato. Una caja marcada "NO VENDER", lejos de la mercancía. Para los alimentos devueltos con fecha caducada, la Resolución 2674 (artículo 28, numeral 6) pide un área exclusiva, bien identificada y un registro con fecha, cantidad y destino. Esa regla está escrita para las empresas de alimentos, pero la idea sirve en la tienda: que lo vencido no se mezcle y que quede anotado.
5. Anota lo que botas. Producto, cantidad y costo. Si no, a fin de mes lo verás como un faltante sin saber si fue robo o vencimiento.
6. Pide menos de lo que se vence. Si cada semana botas leche, estás pidiendo más de lo que vendes.

¿Qué hacer con lo que está por vencer?

Mientras no pase la fecha, el producto se puede vender. Tienes tres salidas:

• Cambio con el proveedor. Muchos distribuidores cambian lo vencido o próximo a vencer, pero no es una obligación de ley: depende de lo que acuerdes. Pregúntalo antes del primer pedido. Más en la guía de proveedores para tienda de barrio.
• Rebaja antes de la fecha. Un descuento a 3 o 4 días del vencimiento recupera algo. Ejemplo: 6 yogures que te costaron $2.000 cada uno y vendes a $2.800. Si los rebajas a $2.000, no ganas nada pero recuperas $12.000. Si se vencen, pierdes los $12.000. Avísale al cliente la fecha: es una oferta, no una trampa.
• Donación. La Ley 1990 de 2019 (artículo 8) prohíbe destruir alimentos que siguen siendo aptos para el consumo y propone donarlos antes de que venzan a organizaciones sin ánimo de lucro con logística certificada, como los bancos de alimentos. Si declaras renta, la Ley 2380 de 2024 permite un descuento tributario de hasta el 37 % del valor donado a bancos de alimentos del Régimen Tributario Especial (parágrafo nuevo del artículo 257 del Estatuto Tributario), con el certificado que te entrega el banco.

Lo que ya venció no se rebaja ni se regala: se saca de la venta.

¿Qué pasa si vendo un producto vencido?

Varias normas lo prohíben y cada una trae su consecuencia:

• Norma sanitaria. La Resolución 2674 de 2013, artículo 31, parágrafo 2, prohíbe "la exhibición y venta de alimentos" con "fecha de vencimiento caducada". El parágrafo 1 hace al dueño de la tienda responsable solidario, con el fabricante y el distribuidor, de las condiciones sanitarias de lo que vende. Ojo: dice exhibición, no solo venta. Tenerlo en el estante ya es incumplir.
• Medidas de la secretaría de salud. La vigilancia sanitaria de las tiendas la hacen las secretarías de salud de departamentos, distritos y municipios grandes (Ley 1122 de 2007, artículo 34, literal c). La Ley 9 de 1979, artículo 576, les permite decomisar y destruir productos, congelar su venta y cerrar el establecimiento de forma temporal.
• Código de Policía. La Ley 1801 de 2016, artículo 94, numeral 5, castiga "comercializar en el establecimiento artículos de mala calidad, caducados o adulterados" que puedan ser un peligro para la salud pública, con multa general tipo 4 y suspensión temporal de la actividad.
• Estatuto del Consumidor. La Ley 1480 de 2011 obliga a responder por la calidad y la seguridad de lo que se vende (artículos 6 y 7) y hace solidarios al productor y al expendedor por los daños de un producto defectuoso (artículo 20). La Superintendencia de Industria y Comercio puede imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales y cierre temporal de hasta 180 días (artículo 61).
• Código Penal. El artículo 372 castiga a quien comercialice alimentos "deteriorados, caducados" o que incumplan las exigencias técnicas, con prisión de 5 a 12 años, además de multa e inhabilitación para ejercer el comercio.

¿Cómo saco lo vencido de las cuentas?

Lo vencido es costo, no venta. Si lo dejas en el inventario, tu utilidad sale inflada. Rebájalo con el motivo y el costo: así ves cuánto pierdes al mes y en qué productos. Para calcular la utilidad real, mira la guía de margen de ganancia de una tienda.

Para la declaración de renta, el artículo 64 del Estatuto Tributario acepta los inventarios dados de baja por obsolescencia y destruidos si hay, como mínimo, un documento con la cantidad, la descripción, el costo unitario y total y la justificación, firmado por quien responde por el negocio y por quienes hicieron la destrucción. El mismo artículo trae la regla del 3 % para faltantes de mercancía de fácil pérdida; cuál aplica a tu caso lo define tu contador. Te lo explicamos en cómo hacer el inventario de una tienda.

Cómo te ayuda Tiendy con los vencidos

Tiendy no guarda la fecha de vencimiento de cada producto ni maneja lotes: la ronda de fechas la haces en el estante. Lo que sí hace es ayudarte a pedir lo justo y a llevar la cuenta de lo que pierdes:

• Cada venta descuenta el stock, sea en efectivo, Nequi, transferencia, tarjeta o fiado. Le pones un stock mínimo a cada producto y te avisa lo que está bajo, para que no pidas de más.
• Cuando botas algo, el dueño o un administrador ajusta el stock con el motivo "Merma o vencido". El ajuste queda en el historial del producto, con quién lo hizo y cuándo.
• Puedes crear descuentos con fecha de inicio y de fin para un producto o una categoría: el precio rebajado se cobra solo mientras la promoción esté vigente.
• En el plan Pro ($35.000 al mes, IVA incluido) tienes reportes de ventas y utilidad, y las órdenes de compra para pedirle al proveedor.

Funciona en el navegador del celular o del computador, sin instalar nada, y sigue vendiendo sin internet. El plan Gratis incluye 1 usuario, hasta 200 productos y 100 ventas al día. Si los faltantes no son vencimientos, revisa cómo evitar robos en la tienda.